HR ต้องรู้! ข้อมูลพนักงานที่จำเป็นในการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน

สำหรับการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน บทบาทของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องล้วนมีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง “ฝ่ายทรัพยากรบุคคล” หรือ HR ที่ถือว่าเป็นคนเริ่มต้นกระบวนการทั้งหมด เพราะต้องเป็นผู้จัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นส่งให้กับนักคณิตศาสตร์ประกันภัยเพื่อใช้คำนวณผลประโยชน์พนักงาน

บทความนี้เราจะมาลงรายละเอียดให้ชัดเจนมากขึ้นว่า ข้อมูลอะไรบ้างที่ HR ต้องเตรียมให้ครบ เพื่อให้การคำนวณเป็นไปอย่างราบรื่น และแม่นยำที่สุด

1. ค่าจ้างพนักงาน

ตามพรบ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 จะคิดเงินชดเชยเมื่อเกษียณอายุจากค่าจ้างสุดท้ายของพนักงาน ซึ่งเป็นโจทย์ที่นักคณิตศาสตร์ประกันภัยจะต้องคิดออกมาให้ได้ว่า พนักงานแต่ละคนจะได้รับค่าจ้างเดือนสุดท้ายเท่าไร ซึ่งหลักการที่นักคณิตศาสตร์ประกันภัยใช้คือคำนวณว่า จนกว่าจะถึงวันที่เกษียณอายุ พนักงานจะได้รับค่าจ้างเพิ่มขึ้นจากปัจจุบันไปกี่เท่า

นอกจากนี้ ค่าจ้างย้อนหลังของปีที่ผ่าน ๆ มา จะทำให้นักคณิตศาสตร์ประกันภัยทราบด้วยว่าในอดีตพนักงานค่าจ้างขึ้นมามากน้อยเท่าไร ทำให้มีข้อมูลในการตัดสินใจคำนวณการเพิ่มขึ้นของค่าจ้างในแต่ละปี

ทั้งนี้หากบริษัทไม่ได้ให้เงินชดเชยตามค่าจ้างแต่เป็นในรูปแบบอื่น (ต้องมั่นใจว่าไม่น้อยกว่ากฎหมายกำหนด) ข้อมูลส่วนนี้ก็ไม่จำเป็นต่อการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน

2. วันเกิด

ข้อมูลวันเกิดของพนักงาน มีไว้เพื่อให้ทราบว่าปัจจุบันพนักงานอายุเท่าไร และสาเหตุที่ต้องรู้อายุของพนักงานนั้น อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วว่า เงินชดเชยตามพรบ.คุ้มครองแรงงาน จะคำนวณจากค่าจ้างเดือนสุดท้าย ซึ่งอายุของพนักงานก็มีผลในการคำนวณค่าจ้างสุดท้ายด้วยเหมือนกัน เพราะหากอายุน้อยก็จะมีเวลาในการปรับเงินเดือนได้เยอะกว่าพนักงานที่อายุเยอะ ๆ แล้ว

ไม่เพียงใช้คำนวณค่าจ้างเดือนสุดท้ายเท่านั้น อายุของพนักงาน ยังสามารถใช้บ่งบอกได้อีกว่า มีโอกาสทำงานจนเกษียณกับบริษัทมากน้อยเท่าไร พนักงานที่มีอายุน้อย มีแนวโน้มที่จะลาออกสูงกว่า ในทางกลับกันพนักงานที่มีอายุมาก มีแนวโน้มที่จะลาออกต่ำกว่า และมีโอกาสเสียชีวิตมากกว่าพนักงานอายุน้อย ถือเป็นข้อมูลที่สำคัญมาก ๆ ในการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน

3. วันเข้าทำงาน

วันเข้าทำงานของพนักงาน หลัก ๆ คือนำไปเทียบกับวันเกิด เพื่อหาอายุที่พนักงานเริ่มทำงาน เพื่อจะได้หาต่อไปว่า สุดท้ายแล้ว ถ้าพนักงานทำงานจนเกษียณอายุ จะมีอายุงานที่เป็นไปได้เท่าไร เช่น หากพนักงานเกิดวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2535 และ เข้างานเมื่อวันที่ 1 มกราคม 2560 ดังนั้นพนักงานคนนี้เริ่มงานเมื่ออายุ 25 ปี ถ้าบริษัทกำหนดอายุเกษียณไว้ 60 ปี ดังนั้นอายุงานทั้งหมดที่เป็นไปได้ของพนักงานคนนี้จะเท่ากับ 35 ปี

สาเหตุที่ต้องคำนวณอายุงานทั้งหมดที่เป็นไปได้ เพราะหลักเกณฑ์ว่าจะจ่ายเงินชดเชยมากน้อยเท่าไร ของพรบ.คุ้มครองแรงงาน จะขึ้นอยู่กับอายุงานที่พนักงานทำงานก่อนจะเกษียณอายุ นอกจากนี้ในสูตรการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน จะต้องใช้อายุงานปัจจุบันของพนักงานด้วย

4. เพศของพนักงาน

เพศของพนักงานมีความสำคัญกับการคำนวณตรงที่ว่า ตามข้อมูลสถิติอัตราการเสียชีวิตของประชากรไทย พบว่าผู้ชายมีโอกาสเสียชีวิตมากกว่าผู้หญิง ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อความน่าจะเป็นที่พนักงานจะทำงานกับบริษัทจนเกษียณอายุ

ดังนั้นการระบุเพศของพนักงาน ก็จะทำให้คำนวณความน่าจะเป็นนี้ได้แม่นยำยิ่งขึ้น แต่หากไม่มีข้อมูลส่วนนี้ ในการคำนวณผลประโยชน์พนักงานจะกำหนดพนักงานทุกคนเป็นเพศหญิงเพราะผู้หญิงมีอัตราการเสียชีวิตต่ำกว่า

5. อายุเกษียณ

การสอบถามข้อมูลอายุเกษียณก็เพื่อที่ว่าจะได้ทราบว่า บริษัทจะต้องจ่ายเงินชดเชยให้พนักงานแต่ละคนในปีใด ได้ทราบว่าพนักงานแต่ละคนเหลือเวลาทำงานอีกกี่ปี ก่อนจะได้รับเงินชดเชย เพราะระยะเวลาที่เหลือส่งผลต่อการปรับเงินเดือนของพนักงาน และอายุงานทั้งหมดที่เป็นไปได้ของพนักงานแต่ละคนเป็นเท่าไร

ข้อมูลทั้ง 5 ข้อนี้ เป็นข้อมูลหลัก ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน ซึ่งหากขาดข้อใดข้อหนึ่งไป นักคณิตศาสตร์ประกันภัยจะไม่สามารถคำนวณภาระผูกพันได้เลย ส่วนข้อมูลอื่น ๆ อย่างเช่น รหัสพนักงาน หรือแผนกของพนักงาน หากไม่มี ก็ยังสามารถคำนวณได้ เพียงแต่อาจจะยากในการสื่อสาร และไม่สามารถแยกผลการคำนวณออกเป็นรายบุคคล หรือรายแผนกได้

หากองค์กรของคุณไม่มั่นใจว่าจะจัดเตรียมข้อมูลได้ถูกต้อง หรือไม่เคยผ่านการคำนวณผลประโยชน์พนักงานมาก่อน ทีมผู้เชี่ยวชาญจาก บริษัท ABS Dของการวางแผน โดย ABS มีประสบการณ์ดูแลบริษัทมากกว่า 2,000 แห่งทั้งในประเทศและต่างประเทศ และมีนักคณิตศาสตร์ประกันภัยที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมากว่า 25 ปี

---

เขียนและเรียบเรียงโดย อาจารย์ทอมมี่ (พิเชฐ เจียรมณีทวีสิน)

FSA, FIA, FRM, FSAT, MBA, MScFE (Hons), B.Eng (Hons)

อดีตนายกสมาคมนักคณิตศาสตร์ประกันภัยแห่งประเทศไทย และอาจารย์บรรยายด้านการคำนวณผลประโยชน์พนักงานด้วยหลักคณิตศาสตร์ประกันภัย ตามมาตรฐานบัญชี ฉบับที่ 19

ขอสงวนสิทธิ์ของเนื้อหาในบทความ ไม่ให้นำไปใช้แสวงหาผลประโยชน์ใด ๆ ในเชิงพาณิชย์ นอกจากจะได้รับอนุญาตจากทางบริษัท ABS เท่านั้น